Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 25. November 2020

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GZ: IV C 5 – S 2353/19/10011 :006
DOK: 2020/1229128

Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
(ersetzt das Schreiben vom 24. Oktober 2014
BStBl I S. 1412)

Inhalt

Nr.InhaltRz
2. c)Pauschalbesteuerung, § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG
https://ste-u-err-echt.com/40-2/
58-60
3.Vereinfachung der steuerlichen Erfassung der vom
Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten
während einer auswärtigen Tätigkeit
61-99
3. c)Doppelte Haushaltsführung, § 9 Absatz 4a Satz 12 EStG
https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs4a-estg/
91
4. a)Unterkunftskosten bei einer doppelten Haushaltsführung,
§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 EStG

https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs1-nr5/
100-114
4. a) aa)Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung100-103
4. a) bb)Berufliche Veranlassung104
4. a) cc)Ehegatten/Lebenspartner105
4. a) dd)Höhe der Unterkunftskosten106-112
4. a) ee)Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber und Werbungskostenabzug113-114
III.Zeitliche Anwendungsregelung136

2. c)
Pauschalbesteuerung,
§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG
https://ste-u-err-echt.com/40-2/
Rz. 58-60

Rz 58

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, wenn
dem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit i. S. v. § 9 Absatz 4a Satz 3, 5 und 6 EStG – https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs4a-estg/ Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung nach § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG – https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs4a-estg/ um nicht mehr als 100 % übersteigen.


Rz 59

Soweit nach Ablauf der Dreimonatsfrist eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich ist, kommt eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG – https://ste-u-err-echt.com/40-2/ nicht in Betracht.


Beispiel 42
Der Arbeitnehmer A erhält während einer ununterbrochenen viermonatigen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 56 € für jeden vollen Kalendertag. Für An- und Abreisetage reduziert sich diese Vergütung auf 28 € pro Tag. Während seiner Auswärtstätigkeit wird dem Arbeitnehmer kostenlos eine Unterkunft vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. In den ersten drei Monaten ist die Verpflegungspauschale für die vollen Kalendertage in Höhe von 28 € und für die An- und Abreisetage jeweils in Höhe von 14 € steuerfrei. Der Mehrbetrag von 28 € bzw. 14 € kann mit 25 % pauschal versteuert werden. Ab dem vierten Monat sind die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungsvergütungen von täglich 56 € bzw. 28 € wegen des Ablaufs der Dreimonatsfrist in voller Höhe als Arbeitslohn individuell zu versteuern.

Rz 60

Für Verpflegungszuschüsse, die während einer doppelten Haushaltsführung gezahlt werden
(§ 9 Absatz 4a Satz 12 EStG – https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs4a-estg/), ist die Pauschalbesteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG – https://ste-u-err-echt.com/40-2/ nicht zulässig.

3.
Vereinfachung der steuerlichen Erfassung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit

a) Bewertung und Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten,
§ 8 Absatz 2 Satz 8 und 9 EStG
§ 8 EStG 2021 – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)

Rz 61

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung bewertet. Entsprechendes gilt für die bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten „üblichen“ Mahlzeiten. Als „üblich“ gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 € nicht übersteigt (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG – § 8 EStG 2021 – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)). Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Die Preisgrenze von 60 € gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit im Inland oder im Ausland zur Verfügung gestellt wird.


Rz 62

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 € dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert
bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen“ (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2015 – § 8 EStG 2021 – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)) handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn (§ 8 Absatz 2 Satz 1 EStG – § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)) anzusetzen.

Rz 63

Für die Prüfung der 60 €-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit (einschließlich
Umsatzsteuer) an, den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Zuzahlungen des
Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Ist der Preis
der Mahlzeit in einem Gesamtpreis z. B. einer Fortbildungsveranstaltung enthalten und
in der Rechnung eines Dritten nicht beziffert, ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im
Einzelfall zu beurteilen, ob es sich um eine „übliche“ Beköstigung i. S. d. § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG – § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 € anzunehmen ist.

Rz 64

Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit maßgeblichen Grundsätze
gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn

  • er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die berufliche veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV handelt, die als Beleg zur Buchführung des Arbeitgebers vorliegt oder vorgelegen hat und gesichert wurde.

Rz 65

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten (Rz. 73 ff.) gehören auch die
z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung
unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf
den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z. B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor.

Rz 66

Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a EStG – § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an. Ebenso ist eine mögliche Kürzung des Werbungskostenabzugs nach § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG – § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) wegen der Gestellung einer Mahlzeit unerheblich.

Rz 67

Im Ergebnis unterbleibt die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit
bereits immer dann, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der
Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG – § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) nachweislich mehr als acht Stunden von
seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Gestellung einer Mahlzeit grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen.

Beispiel 43
Der Arbeitnehmer A nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen
Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Der
Arbeitgeber erstattet die vom Arbeitnehmer verauslagten Übernachtungskosten von 100 €
incl. 20 € für ein Frühstück mit der Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers. Die auf den
Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen, dessen Preis in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen ist. Der Arbeitnehmer A erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für den An- und den Abreisetag steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale i. H. v. 14 € zu.
Obgleich der Preis der Mittagessen in der Rechnung des Seminarveranstalters nicht beziffert ist, kann aufgrund der Art und Durchführung der Seminarveranstaltung von einer üblichen Beköstigung ausgegangen werden, deren Preis 60 € nicht übersteigt. Die Mahlzeiten sind daher nicht als Arbeitslohn zu erfassen und die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers im Hinblick auf die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG – § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) zu kürzen (vgl. Rz. 73 ff.).

Rz 68

Eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten abgegebene Mahlzeit mit einem höheren Preis als 60 € ist stets als Arbeitslohn zu erfassen. Das gilt auch dann, wenn der Preis der Mahlzeit zwar nicht offen in Rechnung gestellt, nach dem Gesamtbild der Umstände aber als unüblich i. S. d. § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG – § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) anzusehen ist und ein Wert der Mahlzeit von mehr als 60 € unterstellt werden kann. Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen. Eine unübliche Mahlzeit ist als Arbeitslohn zu erfassen, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.

Beispiel 44
Der Arbeitnehmer A nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an einer eintägigen Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Veranstalters hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Darin enthalten sind die Kosten für ein Galadinner, das mit 80 € separat ausgewiesen ist. Der Arbeitnehmer ist mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Der Arbeitnehmer erhält das Galadinner vom Veranstalter der Podiumsdiskussion auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Angesichts der Kosten von mehr als 60 € ist von einem Belohnungsessen auszugehen (unübliche Beköstigung gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG – § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)), so dass die dafür berechneten 80 € als Arbeitslohn anzusetzen sind. Der Arbeitnehmer kann als Werbungskosten eine ungekürzte Verpflegungspauschale i. H. v. 14 € geltend machen.

Rz 69

Der Ansatz einer nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG – § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt voraus, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann; dies liegt regelmäßig vor, wenn er nicht mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist oder die Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG – § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) überschritten ist.

Rz 70

Zahlt der Arbeitnehmer in diesen Fällen ein Entgelt für die erhaltene Mahlzeit, mindert dieses Entgelt den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Es ist nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber ein vereinbartes Entgelt für die Mahlzeit im Rahmen der Lohnabrechnung
unmittelbar aus dem Nettoentgelt des Arbeitnehmers entnimmt. Übersteigt das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt den maßgebenden Sachbezugswert oder entspricht es dem Sachbezugswert, verbleibt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Der den Sachbezugswert übersteigende Betrag darf nicht als Werbungskosten abgezogen werden.

Rz 71

Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer bei der Gestellung einer Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers ein zuvor vereinbartes Entgelt unmittelbar an den Dritten entrichtet. Es muss sich hierbei aber um ein Entgelt des Arbeitnehmers handeln. Wird das vom Dritten in
Rechnung gestellte Entgelt zunächst vom Arbeitnehmer verauslagt und diesem anschließend vom Arbeitgeber erstattet, handelt es sich nicht um ein Entgelt des Arbeitnehmers. Das gilt insbesondere für den auf den Arbeitgeber ausgestellten Rechnungsbetrag.

Beispiel 45
Der Arbeitnehmer A nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen
Seminar mit Übernachtung teil. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Hotelrechnung von
100 € incl. 20 € für ein Frühstück wird zunächst vom Arbeitnehmer bezahlt. Der Arbeitgeber
erstattet dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten incl. Frühstück mit der
Reisekostenabrechnung.
Im Hinblick auf die Rechnungsstellung und spätere Erstattung der Auslagen durch den Arbeitgeber handelt es sich bei dem in der Hotelrechnung für das Frühstück enthaltenen Kostenanteil nicht um ein Entgelt des Arbeitnehmers. Da es sich bei den zur Verfügung gestellten Mahlzeiten um übliche Mahlzeiten handelt, sind diese nicht als Arbeitslohn zu erfassen; beim Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind die Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen (für den zweiten Tag zustehende Verpflegungspauschale um
5,60 €).

Beispiel 46
Der Arbeitnehmer A wird für sechs Monate von seinem Arbeitgeber an einen Tochterbetrieb
im Inland entsandt. Für die Zeit der Entsendung übernachtet der Arbeitnehmer während der Woche in einem Hotel in der Nähe des Tochterbetriebs. Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung 70 € zuzüglich 10 € für ein Frühstück in Rechnung, dass der Arbeitnehmer zunächst verauslagt und dann im Rahmen der Reisekostenabrechnung von seinem Arbeitgeber erstattet erhält. Es liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück jeweils auf Veranlassung seines Arbeitgebers.
Für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit stehen dem Arbeitnehmer arbeitstäglich
Verpflegungspauschalen zu. Da es sich bei den zur Verfügung gestellten Mahlzeiten um
übliche Mahlzeiten handelt, sind diese nicht als Arbeitslohn zu erfassen und beim
Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers die Verpflegungspauschalen entsprechend zu
kürzen.
Ab dem vierten Monat der Auswärtstätigkeit stehen dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen mehr zu. Das Frühstück ist jeweils mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen, der nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG – § 40 Einkommensteuergesetz (EStG 2021) – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com) pauschal besteuert (vgl. dazu Rz. 94 ff.) werden kann.

Abwandlung
Sachverhalt wie voriges Beispiel. Allerdings zahlt der Arbeitnehmer A für das Frühstück
jeweils 3 €.
Das vom Arbeitnehmer A für das Frühstück gezahlte Entgelt ist ab dem vierten Monat auf den Sachbezugswert anzurechnen. Da das Entgelt höher ist als der Sachbezugswert, unterbleibt eine Besteuerung als Arbeitslohn. Der den Sachbezugswert übersteigende Betrag darf nicht als Werbungskosten abgezogen werden.

Rz 72

Die Vorteile aus der Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG gehören nicht zum Arbeitslohn (R 8.1
Absatz 8 Nummer 1 LStR 2015 – § 8 EStG 2021 – Steuerrecht (ste-u-err-echt.com)). Entsprechendes gilt für die im ganz überwiegend
eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegebenen Mahlzeiten. Hierzu gehören insbesondere die Teilnahme an einem Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR 2015) sowie die bei einer üblichen Betriebsveranstaltung (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG)
abgegebenen Mahlzeiten.


b) Kürzung der Verpflegungspauschalen, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG
aa) Kürzung bei Mahlzeitengestellung

Rz 73

Der Arbeitnehmer kann für ihm tatsächlich entstandene Mehraufwendungen für Verpflegung auf Grund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen oder in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten. Die Höhe der Verpflegungspauschalen ist nach der Abwesenheitszeit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelt. Das Merkmal „tatsächlich entstandene“ Mehraufwendungen bringt dabei zum Ausdruck, dass die Verpflegungspauschalen nicht mehr zum Ansatz kommen, soweit der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen besteht nicht. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar
• um 20 % für ein Frühstück und
• um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 5,60 € für ein Frühstück und jeweils 11,20 € für ein Mittag- und
Abendessen. Diese typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist
tagesbezogen und maximal bis auf 0 € vorzunehmen.

Rz 74

Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann auch ein vom
Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst sein.
Die z. B. auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln,
Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare
Knabbereien und unbelegte Backwaren (BFH-Urteil vom 3. Juli 2019, VI R 36/17, BStBl
II 2020 S. XXX) erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner
Kürzung der Pauschalen
. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück,
Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die
Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der
genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen
wird.

Tz 75

Ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich
eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit
niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag, ist für die Kürzung der
Verpflegungspauschalen unbeachtlich. Das Zurverfügungstellen einer Mahlzeit durch
den Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten) i. S. von § 9
Absatz 4a Satz 8 EStG erfordert nicht, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit auch
tatsächlich einnimmt. Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem
Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist insoweit ebenfalls
unerheblich (BFH-Urteil vom 7. Juli 2020 – VI R 16/18, BStBl II S. XXX).
Die gesetzlich
vorgeschriebene pauschale
Kürzung unterbleibt nur, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit
zur Verfügung stellt, z. B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.

Beispiel 47
Der Arbeitnehmer A ist von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr auswärts bei verschiedenen Kunden
beruflich tätig. In der Mittagspause kauft er sich eine Pizza und ein Wasser für 8 €.
Da A anlässlich einer eintägigen beruflichen Auswärtstätigkeit mehr als acht Stunden von
seiner Wohnung abwesend ist, könnte er eine Verpflegungspauschale von 14 € beanspruchen. Würde A die Rechnung für die mittags verzehrte Pizza und das Wasser seinem Arbeitgeber vorlegen und von diesem erstattet bekommen, könnte A neben 8 € Erstattungsbetrag nur noch eine gekürzte Verpflegungspauschale von 2,80
(14 € -11,20 €) beanspruchen.

Tz 76

Bei der Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, handelt es sich innerhalb der Dreimonatsfrist
nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine
Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die an diese Arbeitnehmer ausgegebenen
Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) abweichend von R 8.1 Absatz 7
Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe dd LStR 2015 mit dem maßgebenden
Sachbezugswert zu bewerten. Der Ansatz des Sachbezugswerts setzt voraus, dass die
übrigen Voraussetzungen der R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a LStR 2015
vorliegen.

Beispiel 48
Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den
Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am
Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen. Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Anreisetag:14 €
Zwischentag:28 €
Kürzung:Frühstück-5,60 €
Mittagessen-11,20 €
Abendessen-11,20 €
verbleiben für Zwischentag0 €
Abreisetag:14 €
Kürzung:Frühstück-5,60 €
verbleiben für den Abreisetag8,40 €
Insgesamt abziehbar22,40 €

Beispiel 49
Der Werbegrafiker W arbeitet von 10.00 Uhr bis 20.00 Uhr in seinem Büro in B (erste
Tätigkeitsstätte), anschließend fährt er noch zu einem Geschäftstermin in C. Der Termin
erstreckt sich bis 3.00 Uhr des Folgetags. W kehrt um 4.30 Uhr in seine Wohnung zurück. Zu
Beginn des Geschäftstermins nimmt W an einem Abendessen teil, welches vom Arbeitgeber
des W bestellt und bezahlt wird. W ist bei seiner beruflichen Tätigkeit mehr als acht Stunden auswärts tätig. Dass sich diese Abwesenheit über zwei Kalendertage ohne Übernachtung erstreckt, ist unschädlich. Die Abwesenheitszeiten werden zusammengerechnet und dem zweiten Kalendertag zugeordnet, da an diesem Tag der überwiegende Teil der Abwesenheit stattgefunden hat. Die Verpflegungspauschale von
14 € für die berufliche Abwesenheit von mehr als acht Stunden über Nacht ist allerdings um 11,20 € zu kürzen; dass die Mahlzeit am ersten Tag vom Arbeitgeber gestellt wird und die Verpflegungspauschale dem Folgetag (Tag an dem die Auswärtstätigkeit endet) zuzuordnen ist, ist dabei unbeachtlich; dem Arbeitnehmer wird im Zusammenhang mit der beruflichen Auswärtstätigkeit, für die er die Verpflegungspauschale beanspruchen kann, eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt.

bb) Kürzung bei teilweiser Kostenerstattung

Rz 77

Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ist auch dann vorzunehmen, wenn der
Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt
ausbezahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer
tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnimmt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber das Entgelt mit der dem Arbeitnehmer dienst- oder arbeitsrechtlich zustehenden Reisekostenerstattung verrechnet.

Beispiel 50
Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den
Arbeitnehmer A in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am
Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Zusätzlich möchte der
Arbeitgeber eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom Arbeitgeber
veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils der geltende Sachbezugswert (2020:
Frühstück jeweils 1,80 € und Mittag-/Abendessen jeweils 3,40 €) einbehalten werden.
Seite 39 Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der Arbeitgeber kann für die Auswärtstätigkeit höchstens noch folgende Beträge zusätzlich für die Verpflegung steuerfrei auszahlen:
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
Mittagessen – 11,20 €
Abendessen – 11,20 €
verbleiben für Zwischentag 0,00 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
verbleiben für den Abreisetag 8,40 €
Insgesamt steuerfrei auszahlbar 22,40 €
Zahlt der Arbeitgeber angesichts der Mahlzeitengestellung nur eine (z. B. um die amtlichen
Sachbezugswerte für zwei Frühstücke je 1,80 €, ein Mittagessen je 3,40 € und ein Abendessen je 3,40 € zusammen also um 10,40 €) gekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung von 12,00 € an seinen Arbeitnehmer, kann der Arbeitnehmer die Differenz von 10,40 € als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlichen Anspruch (nur) auf eine gekürzte Reisekostenerstattung.
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
Mittagessen – 11,20 €
Abendessen – 11,20 €
verbleiben für Zwischentag 0,00 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
verbleiben für den Abreisetag 8,40 €
Insgesamt Verpflegungspauschalen 22,40 €
abzüglich steuerfreie Reisekostenerstattung – 12,00 €
verbleiben als Werbungskosten 10,40 €
Behält der Arbeitgeber die Sachbezugswerte
(1,80 € + 3,40 € + 3,40 € + 1,80 € = 10,40 €)
z.B. von den ungekürzten Verpflegungspauschalen (14,00 € + 28,00 € + 14,00 € = 56 €) ein und zahlt nur eine gekürzte Reisekostenerstattung von 45,60 € (56,00 € – 10,40 €) an den
Arbeitnehmer, können ebenfalls höchstens 22,40 € steuerfrei erstattet werden. Der darüber
hinausgehende, vom Arbeitgeber ausgezahlte Betrag von 23,20 € (= 45,60 € – 22,40 €) ist
pauschal (nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG höchstens bis zu 56,00 €) oder
individuell zu besteuern.
Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung von 22,40 €, zieht
hiervon aber im Wege der Verrechnung ein Entgelt für die gestellten Mahlzeiten in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte (1,80 € + 3,40 € + 3,40 € + 1,80 € = 10,40 €) ab, ist die Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen um die verrechneten Entgelte zu kürzen, im Gegenzug aber die steuerfreie Reisekostenerstattung von 22,40 € von den steuerlichen
Pauschalen abzuziehen. Zwar erhält der Arbeitnehmer nur 12,00 € vom Arbeitgeber
ausgezahlt, dies ist aber wirtschaftlich die Differenz aus 22,40 € steuerfreie
Reisekostenerstattung und 10,40 € Entgelt für die gestellten Mahlzeiten. In diesem Fall hat
der Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf eine ungekürzte steuerfreie
Reisekostenerstattung, die der Arbeitgeber aber im Rahmen der Erfüllung dieses
Erstattungsanspruchs mit seinem Anspruch auf das für die Mahlzeiten vereinbarte Entgelt
aufrechnet. Die arbeitgeberinterne Verrechnung ändert nicht den wirtschaftlichen Charakter oder die Anspruchsgrundlage der Reisekostenerstattung.
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 3,80 € (5,60 € – 1,80 €)
Mittagessen – 7,80 € (11,20 € – 3,40 €)
Abendessen – 7,80 € (11,20 € – 3,40 €)
verbleiben für den Zwischentag 8,60 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 3,80 € (5,60 € – 1,80 €)
verbleiben für den Abreisetag 10,20 €
Insgesamt Verpflegungspauschalen 32,80 €
abzüglich steuerfreie Reisekostenerstattung – 22,40 €
verbleiben als Werbungskosten 10,40 €
Seite 41 Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte Reisekostenerstattung von 56 € und zieht hiervon das
für die Mahlzeiten vereinbarte Entgelt in Höhe der Sachbezugswerte im Wege der Verrechnung ab (56,00 € – 10,40 € = 45,60 €), ändert dies nichts an der Berechnung der dem Arbeitnehmer steuerlich zustehenden Verpflegungspauschalen. In diesem Fall können
ebenfalls 32,80 € steuerfrei erstattet werden. Der darüber hinausgehende, dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich zustehende Erstattungsbetrag von 23,20 € (= 56,00 € – 32,80 €) ist pauschal (nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG höchstens bis zu 56,00 €) oder individuell zu besteuern.
Abwandlung 1
Wie Beispiel 50 Ausgangsfall, allerdings zahlt der Arbeitnehmer A für das Frühstück je 6 €
und für das Mittag- und das Abendessen je 7 €.
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 0,00 € (5,60 € – 6,00 €)
Mittagessen – 4,20 € (11,20 € – 7,00 €)
Abendessen – 4,20 € (11,20 € – 7,00 €)
verbleiben für den Zwischentag 19,60 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 0,00 € (5,60 € – 6,00 €)
verbleiben für den Abreisetag 14,00 €
Insgesamt steuerfrei auszahlbar 47,60 €
Abwandlung 2
Sachverhalt wie Beispiel 50 Ausgangsfall, allerdings zahlt der Arbeitnehmer für die volle
Verpflegung am Zwischentag pauschal 19,00 €.
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Tagesverpflegung
(28 € – 19 €) – 9,00 €
verbleiben für den Zwischentag 19,00 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
verbleiben für den Abreisetag 8,40 €
Seite 42 Insgesamt steuerfrei auszahlbar 41,40 €
Beispiel 51
Der Arbeitnehmer ist während einer eintägigen Auswärtstätigkeit von 5.00 bis 22.00 Uhr
abwesend. Der Arbeitgeber stellt am Reisetag zwei Mahlzeiten (Mittag- und Abendessen)
zur Verfügung. Für eintägige Auswärtstätigkeiten erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Verpflegungsmehraufwand von 30,00 €.
Aufgrund der Kürzung der Verpflegungspauschale verbleibt kein steuerfreier
Reisekostenersatz für Verpflegungsmehraufwendungen.
Verpflegungspauschale: 14,00 €
Kürzung: Mittagessen – 11,20 €
Abendessen – 11,20 €
verbleibt Verpflegungspauschale: 0,00 €
Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber ist in Höhe von
30,00 € grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4
EStG kann der Arbeitgeber einen Betrag von 14,00 € (100 % des in § 9 Absatz 4a Satz 3
Nummer 2 EStG genannten Betrags) pauschal mit 25 % besteuern. Die verbleibenden 16,00 €
(30,00 € abzüglich 14,00 €) sind nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen des
Arbeitnehmers individuell zu besteuern.
78 Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Arbeitnehmer das Entgelt zahlt. Übersteigt das vom Arbeitnehmer für die
Mahlzeit gezahlte Entgelt den Kürzungsbetrag, entfällt für diese Mahlzeit die Kürzung des
Werbungskostenabzugs. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Arbeitnehmers mit
Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig.
Beispiel 52
Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den
Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am
Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A zahlt
für das Mittag- und Abendessen je 12 €.
Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
Mittagessen – 0,00 € (11,20 € – 12,00 €)
Abendessen – 0,00 € (11,20 € – 12,00 €)
Seite 43 verbleiben für den Zwischentag 22,40 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
verbleiben für den Abreisetag 8,40 €
Insgesamt Verpflegungspauschalen 44,80 €
79 Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber
den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.
Beispiel 53
Der Arbeitnehmer A nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer A auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen
gebucht und bezahlt. Der Arbeitgeber besteuert das Mittagessen nach § 40 Absatz 2 Satz 1
Nummer 1a EStG pauschal, da er keine Aufzeichnungen über die Abwesenheit des Arbeitnehmers führt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.
Der A kann anhand seiner Bahntickets gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass er für die
Fortbildung insgesamt zehn Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte
abwesend war. Er kann für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehen:
eintägige Auswärtstätigkeit: 14,00 €
Kürzung: 1x Mittagessen – 11,20 €
verbleiben als Verpflegungspauschale: 2,80 €
80 Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung vom Arbeitgeber, ist ein
Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen.
Beispiel 54
Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den
Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am
Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält
von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu den zur Verfügung gestellten Mahlzeiten noch eine
steuerfreie Reisekostenerstattung für Verpflegungsmehraufwendungen von 22,40 €.
Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der A kann
für die Auswärtstätigkeit keine Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:
Seite 44 Anreisetag: 14,00 €
Zwischentag: 28,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
Mittagessen – 11,20 €
Abendessen – 11,20 €
verbleiben für Zwischentag 0,00 €
Abreisetag: 14,00 €
Kürzung: Frühstück – 5,60 €
verbleiben für den Abreisetag 8,40 €
Insgesamt Verpflegungspauschalen 22,40 €
abzüglich steuerfreie Reisekostenerstattung: – 22,40 €
verbleiben als Werbungskosten: 0,00 €
81 Verpflegungspauschalen sind immer zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von
seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt
wird (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG).
82 Die Verpflegungspauschale ist daher auch zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer an einer
geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG oder an
einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 Satz 2
LStR 2015) teilnimmt und der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die
Mahlzeit zur Verfügung stellt. Es kommt nicht darauf an, ob Vorteile aus der Gestellung
derartiger Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählen.
Beispiel 55
Unternehmer U trifft sich am Samstagabend mit einigen Vertretern der Zulieferfirma Z in
einem Restaurant zum Essen, um mit diesen eine geschäftliche Kooperation zu erörtern. An
dem Essen nehmen auch der Vertriebsleiter und der Leiter der Konstruktionsabteilung des U
teil. Jeder Teilnehmer erhält ein Menü zum Preis von 55 € einschließlich Getränke. Die
Mahlzeit am Samstagabend erhalten die Arbeitnehmer des U im Rahmen einer geschäftlich
veranlassten Bewirtung; sie gehört nicht zum Arbeitslohn. Sofern bei den Arbeitnehmern des
U die Voraussetzungen für eine Verpflegungspauschale erfüllt wären (z. B. weil sie mehr als
acht Stunden abwesend waren oder weil sie nach dem Restaurantbesuch auswärtig übernachtet haben), wäre diese um 11,20 € zu kürzen.
Für die Arbeitnehmer der Zulieferfirma Z handelt es sich ebenfalls um die Teilnahme an einer
geschäftlich veranlassten Bewirtung, die auch für die Arbeitnehmer des Z keinen Arbeitslohn
darstellt. Sofern die Arbeitnehmer des Z die Voraussetzungen für eine Verpflegungspauschale
erfüllen, ist bei diesen keine Kürzung wegen der gestellten Mahlzeit vorzunehmen. Z selbst
Seite 45 hat seinen Arbeitnehmern keine Mahlzeit gestellt. Da U das Essen gestellt hat, um
Geschäftsbeziehungen zu Z zu knüpfen, ist das Merkmal: „ein Dritter auf Veranlassung des
Arbeitgebers“ nicht gegeben.
83 Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen
Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den
Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit; in diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen.
Beispiel 56
Der Mitarbeiter einer deutschen Gesellschaft nimmt an einer Vertriebsveranstaltung im
Betriebssitz der italienischen Tochtergesellschaft teil (separate Firmierung). Die italienische
Gesellschaft trägt sämtliche Kosten der Vertriebsveranstaltung (so z. B. Hotel, Essen, etc.).
Die Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers der deutschen Gesellschaft sind nicht zu
kürzen, weil ihm die Mahlzeiten nicht auf Veranlassung seines Arbeitgebers, sondern eines
Dritten (der italienischen Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt werden.
Abwandlung
Die italienische Tochtergesellschaft belastet der deutschen Gesellschaft die Kosten für den
Arbeitnehmer weiter.
In diesem Fall ist davon auszugehen, dass die dem Arbeitnehmer gestellten Mahlzeiten auf
Veranlassung des Arbeitgebers erfolgen, was zur gesetzlich vorgeschriebenen Kürzung der
Verpflegungspauschalen führt.
84 Da die während einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer
1a EStG) abgegebenen Mahlzeiten in aller Regel durch den Arbeitgeber veranlasst sind,
gelten die in Rz. 90 dargestellten Grundsätze entsprechend, wenn die Betriebsveranstaltung
mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit verknüpft ist.
85 Die durch eine zusätzlich zur Betriebsveranstaltung veranlasste berufliche Auswärtstätigkeit
entstehenden Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen sind
Reisekosten und können als Werbungskosten berücksichtigt oder in entsprechender Höhe als
steuerfreier Arbeitgeberersatz erstattet werden.
Die dem Arbeitgeber unmittelbar durch die Betriebsveranstaltung entstehenden Fahrt- und
Übernachtungskosten sowie Verpflegungsaufwendungen sind nach den für die
Betriebsveranstaltung geltenden allgemeinen Grundsätzen steuerlich zu beurteilen.
86 Die Kürzung der Verpflegungspauschalen unterbleibt insoweit, als Mahlzeiten vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, deren Preis 60 € übersteigt und die daher individuell zu
versteuern sind.
Seite 46 cc) Minderung des Kürzungsbetrags, § 9 Absatz 4a Satz 10 EStG
87 Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt entrichtet, wird dieses Entgelt auf den
Kürzungsbetrag angerechnet. Es kommt insoweit auf das tatsächlich entrichtete Entgelt an,
nicht aber darauf, ob das Entgelt dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit entsprochen oder der
Arbeitnehmer die Mahlzeit verbilligt erhalten hat.
88 Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit
nicht ein, kann ihm der Arbeitgeber eine weitere gleichartige Mahlzeit nach den
Grundsätzen der Rz. 63 und 70 zur Verfügung stellen (arbeitsrechtliche Erstattung und
Belegvorlage beim Arbeitgeber). Für die Betrachtung der 60 €-Grenze (Rz. 61 ff) sind
die Kosten beider Mahlzeiten zusammenzurechnen. Sofern der Arbeitnehmer für eine
solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt
eine Minderung des Kürzungsbetrags nach den Grundsätzen der Rz. 73 ff in Betracht.
89 Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bei seiner Einkommensteuerveranlagung
durch die Vorlage von Belegen für eine auf eigene Veranlassung eingenommene
Verpflegung anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit ist
ausgeschlossen. Hier bleibt es bei der typisierenden Kürzung der steuerlichen
Verpflegungspauschalen (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG).
Beispiel 57
Arbeitnehmer A verschläft auf dem vom Arbeitgeber gebuchten Flug das Frühstück. Nach
seiner Ankunft nimmt er ein Frühstück zum Preis von 16 € im Flughafenrestaurant ein. Er
reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein und erhält die Kosten in voller Höhe
erstattet. Damit wird auch das zweite Frühstück vom Arbeitgeber gestellt.
Die Verpflegungspauschale ist wie folgt zu berechnen:
Anreisetag 14,00 €
Kürzung für gestelltes Frühstück insgesamt – 5,60 €
verbleibende steuerfreie Verpflegungspauschale 8,40 €
Abwandlung 1
A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun allerdings für das
zweite Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 6 €. Der Arbeitgeber verrechnet die
Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt und erstattet den
übersteigenden Betrag von 10 €.
Anreisetag 14,00 €
Kürzung für gestelltes Frühstück (5,60 € – 6,00 €) – 0,00 €
verbleibende steuerfreie Verpflegungspauschale 14,00 €
Seite 47
Abwandlung 2
A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun für das zweite
Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 16 €. Der Arbeitgeber verrechnet die
Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt in gleicher Höhe.
Anreisetag 14,00 €
Kürzung für gestelltes Frühstück (5,60 € – 16,00 €) – 0,00 €
verbleibende steuerfreie Verpflegungspauschale 14,00 €
Beispiel 58
Der Arbeitnehmer A nimmt an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten eintägigen
Fortbildungsveranstaltung von mehr als 8 Stunden Dauer teil. In der Tagungsgebühr ist
ein Mittagessen zum Preis von 30 € enthalten. Der Arbeitnehmer A verzichtet auf die
Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem
nahegelegenen Restaurant eine Mahlzeit zum Preis von 25 € ein, die ihm von seinem
Arbeitgeber gegen Einreichung der Rechnung vollständig erstattet wird.
Verpflegungspauschale 14,00 €
Kürzung für gestelltes Mittagessen (zum Preis von insgesamt 55 €) 11,20 €
verbleibende steuerfreie Verpflegungspauschale 2,80 €
Abwandlung
Der Preis der im Restaurant eingenommenen Mahlzeit beträgt 35 €, die der Arbeitgeber in
voller Höhe gegen Einreichung der Rechnung übernimmt.
Verpflegungspauschale 14,00 €
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleibt, da der Preis für die
gestellten Mittagessen (30 € + 35 €) insgesamt 60 € übersteigt. Die steuerfreie
Verpflegungspauschale beträgt unverändert 14,00 €. Die vom Arbeitgeber getragenen
Aufwendungen für die gestellten Mittagessen von 65 € sind steuerpflichtiger Arbeitslohn,
der mit einem Teilbetrag von 14 € nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG pauschal
besteuert werden kann.
dd) Ermittlung der Pauschalen bei gemischt veranlassten Veranstaltungen mit
Mahlzeitengestellung
90 Bei gemischt veranlassten Reisen sind die entstehenden Kosten grundsätzlich in einen
beruflich veranlassten Anteil und einen den Kosten der Lebensführung zuzurechnenden
Anteil aufzuteilen (vgl. BFH-Urteil vom 18. August 2005, VI R 32/03, BStBl 2006 II S. 30).
Dies gilt auch für die entstehenden Verpflegungsmehraufwendungen. Stellt der Arbeitgeber
Seite 48 während einer gemischt veranlassten Reise Mahlzeiten zur Verfügung, ist die gesetzlich
vorgeschriebene Kürzung der Verpflegungspauschalen erst nach der Ermittlung des beruflich
veranlassten Teils der Verpflegungspauschalen vorzunehmen.
Beispiel 59
Der Arbeitnehmer A nimmt an einer einwöchigen vom Arbeitgeber organisierten und finanzierten Reise im Inland teil. Das Programm sieht morgens eine Fortbildungsmaßnahme vor,
der Nachmittag steht für touristische Aktivitäten zur Verfügung. Frühstück und Abendessen
sind inklusive (Halbpension).
Folgende Auswirkungen ergeben sich durch die gemischte Veranlassung der Reise (bei einer
angenommenen Quote von 50 %) auf die steuerliche Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands:
Die Verpflegungsmehraufwendungen sind – wie die übrigen Reisekosten – nur zu 50 %
beruflich veranlasst.
Anreisetag: 14,00 € x 50 % = 7,00 €
Kürzung: – 11,20 €
verbleibt Verpflegungspauschale 0,00 €
5 Zwischentage je 28,00 € x 50 % = je 14,00 €
Kürzung je 5,60 € und je 11,20 € = je – 16,80 €
verbleibt Verpflegungspauschale 5 x 0,00 € = 0,00 €
Abreisetag: 14,00 € x 50 % = 7,00 €
Kürzung: – 5,60 €
verbleibt Verpflegungspauschale 1,40 €
c) Doppelte Haushaltsführung, § 9 Absatz 4a Satz 12 EStG
91 Die Verpflegungspauschalen gelten grundsätzlich auch für eine Übergangszeit von drei
Monaten nachdem eine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung begründet
wurde (§ 9 Absatz 4a Satz 12 EStG). Für den Fall der Gestellung von Mahlzeiten durch den
Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten bei der doppelten
Haushaltsführung gelten die vorstehenden Ausführungen unter Rz. 61 bis 89 entsprechend.
Seite 49 Beispiel 60
Der Arbeitnehmer A wird vom Stammsitz seines Arbeitgebers, wo er mit seiner Familie
wohnt, an einen 250 km entfernten Tochterbetrieb im Inland ohne zeitliche Begrenzung umgesetzt. A behält seinen Familienwohnsitz bei und übernachtet während der Woche in einem
Hotel in der Nähe des Tochterbetriebs. Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung
50 € zuzüglich 10 € für ein Frühstück in Rechnung, welche der Arbeitnehmer zunächst
verauslagt und dann von seinem Arbeitgeber erstattet erhält.
Es liegt eine doppelte Haushaltsführung vor, da der Tochterbetrieb mit der zeitlich unbegrenzten Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Für die ersten drei
Monate der doppelten Haushaltsführung gelten die Regelungen zur Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit entsprechend. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind dann die
Regeln der Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzuwenden.
In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung unterbleibt folglich die Erfassung des arbeitstäglichen Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn bei
gleichzeitiger Kürzung der täglichen Verpflegungspauschalen um jeweils 5,60 €.
Nach Ablauf der ersten drei Monate ist für das Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe des
Sachbezugswertes anzusetzen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).
d) Bescheinigungspflicht „M“, § 41b Absatz 1 Satz 2 Nummer 8 EStG
92 Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während
seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte oder
im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu
bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“
aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Zur
Erläuterung der mit dem Großbuchstaben „M“ bescheinigten Mahlzeitengestellungen sind
neben den Reisekostenabrechnungen regelmäßig keine weiteren detaillierten Arbeitgeberbescheinigungen auszustellen.
93 Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Es kommt nicht darauf an, ob eine
Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG) oder die Mahlzeit
pauschal nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG oder individuell besteuert wurde. Im
Fall der Gewährung von Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 €
übersteigt und die daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht
keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben „M“ aufzuzeichnen und zu bescheinigen.
Seite 50 e) Pauschalbesteuerungsmöglichkeit üblicher Mahlzeiten, § 40 Absatz 2 Satz 1
Nummer 1a EStG
94 Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG besteht bei Mahlzeiten die Möglichkeit der
pauschalen Besteuerung mit 25 %, wenn
• diese dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von
einem Dritten während einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur
Verfügung gestellt werden und
• deren Besteuerung nicht nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt.
95 Die Pauschalbesteuerung kommt demnach in Betracht, wenn
• der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als acht Stunden auswärts tätig ist,
• der Arbeitgeber die Abwesenheitszeit nicht überwacht, nicht kennt oder
• die Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG abgelaufen ist.
Beispiel 61
Der Arbeitnehmer A nimmt an einer halbtägigen auswärtigen Seminarveranstaltung teil. Der
Arbeitgeber hat für die teilnehmenden Arbeitnehmer neben dem Seminar auch ein
Mittagessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitgeber besteuert das Mittagessen nach § 40
Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal mit 25 %, weil er keine Aufzeichnungen über die
Abwesenheitszeiten der Arbeitnehmer führt.
96 Voraussetzung ist, dass es sich um übliche Mahlzeiten handelt, die nach § 8 Absatz 2 Satz 8
EStG mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind.
97 Nicht nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuerbar sind somit sog.
Belohnungsessen mit einem Preis von mehr als 60 €.
98 Im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegebene Mahlzeiten (z. B.
sog. Arbeitsessen oder bei Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten
Bewirtung) können nicht pauschal besteuert werden, da insoweit kein steuerpflichtiger
Arbeitslohn vorliegt.
99 Die Pauschalierungsmöglichkeit nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG gilt zudem nicht
für die Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen einer
doppelten Haushaltsführung; hier kommt allerdings eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2
Satz 1 Nummer 1 EStG in Betracht.

3. c)
Doppelte Haushaltsführung,
§ 9 Absatz 4a Satz 12 EStG
https://ste-u-err-echt.com/%c2%a7-9-abs4a-estg/

Die Verpflegungspauschalen gelten grundsätzlich auch für eine Übergangszeit von drei
Monaten nachdem eine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung begründet
wurde (§ 9 Absatz 4a Satz 12 EStG). Für den Fall der Gestellung von Mahlzeiten durch den
Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten bei der doppelten
Haushaltsführung gelten die vorstehenden Ausführungen unter Rz. 61 bis 89 entsprechend.

Beispiel 60

Der Arbeitnehmer A wird vom Stammsitz seines Arbeitgebers, wo er mit seiner Familie
wohnt, an einen 250 km entfernten Tochterbetrieb im Inland ohne zeitliche Begrenzung umgesetzt. A behält seinen Familienwohnsitz bei und übernachtet während der Woche in einem Hotel in der Nähe des Tochterbetriebs. Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung 50 € zuzüglich 10 € für ein Frühstück in Rechnung, welche der Arbeitnehmer zunächst verauslagt und dann von seinem Arbeitgeber erstattet erhält.
Es liegt eine doppelte Haushaltsführung vor, da der Tochterbetrieb mit der zeitlich unbegrenzten Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Für die ersten drei Monate der doppelten Haushaltsführung gelten die Regelungen zur Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit entsprechend. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind dann die Regeln der Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzuwenden.
In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung unterbleibt folglich die Erfassung des arbeitstäglichen Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn bei gleichzeitiger Kürzung der täglichen Verpflegungspauschalen um jeweils 5,60 €. Nach Ablauf der ersten drei Monate ist für das Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugswertes anzusetzen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).


Quellennachweis:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2020-11-25-Stl-Behandlung-Reisekosten-Arbeitnehmern.pdf?__blob=publicationFile&v=3



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Veröffentlicht von Steuer

Herzlich Willkommen auf meiner Website / meinem Blog Steuerrecht. Ich bin ausgebildete Finanzwirtin und arbeite in Düren als selbständige Beratungsstellenleiterin für einen der größten Lohnsteuerhilfevereine Deutschlands. Mit meiner Website / meinem Blog möchte ich euch bei steuerlichen Fragen beratend zur Seite stehen und auch informieren. Viel Spaß beim Stöbern. Bleibt gesund.

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